Een planner is een handig hulpmiddel om een planning te maken en tijd op de juiste manier in te delen, doelen vast te leggen (en te behalen), je te helpen om je taken af te ronden en de productiviteit te verhogen. Het zorgt voor een duidelijk overzicht van al hetgeen wat je (nog) moet doen, het creëert structuur én rust. Hoe ironisch het ook klinkt maar efficiënter je een planner gebruikt, hoe meer tijd je over zult houden!
Het maken van een goede planning – waar je je aan kunt houden – kost wat tijd en lukt soms niet meteen van de ene op de andere dag. Daarom vinden velen het lastig om een planner te gebruiken, een planning te maken en na te leven en met name het daadwerkelijk naleven van een planning. Met deze tips zal het maken én het naleven van een planning zeker lukken!
WAAROM EEN PLANNING MAKEN
Je zorgt door het onthouden van al je taken voor veel onrust. Je bent namelijk – terwijl je bezig bent met een taak of opdracht – continu (soms onbewust) bezig met wat er nog moet gebeuren en hoeveel taken er wel niet op je zitten te wachten. Door alles op te schrijven en te plannen weet je beter waar je aan toe bent en is de kans klein dat je iets vergeet.
Schrijf al je taken op zodat je zonder onnodige spanning al je taken op volgorde kunt oppakken en afronden.
EEN DUIDELIJK DOEL VOOR OGEN
Het moet voor jezelf duidelijk zijn waarom je een planner (voor al je dagelijkse taken) wil gebruiken. Wil je beter worden in het managen van je tijd? Productiever worden? Het huishouden wat beter op rolletjes laten lopen? Al je afspraken noteren? Deadlines ruim op tijd halen? Kortom, wat wil je bereiken en wat levert het voltooien van een taak jou op??
Het is makkelijker om een planner consistent te gebruiken als de basis en motivaties duidelijk voor je zijn.
TIMEBOXING
Maak een overzicht van al je (terugkerende) taken. Welke taken komen steeds terug, hoeveel tijd kosten deze bezigheden en wat is op een dag haalbaar? Plan de taken realistisch en hang er een bepaalde tijdsduur aan vast (5 – 10 – 15 minuten etc.). Door tijden te gebruiken kun je beter inschatten wat haalbaar is. Let er ook op dat je je daadwerkelijk aan die tijden houdt.
Door er een tijd aan te hangen, voorkom je dat je steeds taken blijft uitstellen en doorschuiven naar een andere dag of zelfs uiteindelijk nooit zult uitvoeren.
WAT HEEFT PRIORITEIT
Neem bij het plannen en doornemen van je planning de tijd om na te denken over wat het belangrijkste is en welke taken voorrang hebben en als eerst voltooid moeten worden. Schrijf of markeer jouw topprioriteiten zodat je daar dus als eerste mee aan de slag gaat.
Taken die belangrijk én urgent zijn, hebben prioriteit.
WEES FLEXIBEL
Het kan soms voorkomen dat je planning anders loopt dan de bedoeling was en je iets in je planning moet veranderen. Door wat ruimer te plannen zorg je ervoor dat er genoeg speling blijft voor onverwachtse gebeurtenissen/taken. Het is absoluut niet erg als dit eens voorkomt.
Wees flexibel en wijzig of stel je plan bij en focus je niet alleen op de planning maar op het uitvoeren en afronden van je taken.
GEWOONTE
Hoe vaker je jouw planner gebruikt, hoe makkelijker het nakomen van je planning zal zijn. Zorg er dus voor dat je je planner dagelijks gebruikt en het een onderdeel van je routine wordt. Het zal in het begin misschien wat energie kosten om met een planner te werken. Houd het daarom simpel – maak het plannen niet te “perfect” en herinner je jezelf eraan dat een planner een hulpmiddel is die helpt bij het efficiënter indelen van je tijd.
Bewaar je planner op een zichtbare en toegankelijke plek.
